บริษัทได้อะไรบ้าง จากการมี mail server ของบริษัทเอง

การมี mail serve ภายในบริษัทหมายถึงมีเครื่อง server ของตนเองตั้งอยู่ภายในบริษัท มีการบริหารจัดการเอง กล่าวง่าย ๆ ก็คือซื้อเครื่อง server มาใช้นั่นเอง เมื่อมี server ของตนเองแล้วสิ่งตามมาคือค่าใช้จ่ายทางการ maintenance และการฝึกอบรมการใช้งาน และการดูแล ทำให้บริษัทที่จะตัดสินใจว่าจะมีเครื่อง mail server ของตนเองสักเครื่องต้องชั่งน้ำหนักมากพอควร การจะตัดสินใจได้จึงต้องตั้งคำถามให้มาก ๆ เพื่อนำไปสู่คำตอบที่คุ้มค่าและตรงประเด็น หนึ่งในคำถามทีควรถามคือ

บริษัทจะได้อะไรบ้างจากการมี mail server ของตนเอง

1. เอกสารต่าง ๆ ลดลง
- ลดได้จริงหรือไม่ ต้องใช้ประกอบกับวัฒนธรรมขององค์กรเรื่องการใช้กระดาษ และเครื่องมือทางด้านไอทีเ่ช่นผลิตเป็นไฟล์ pdf เสียก่อน
การส่งเสริมพฤติกรรม preview ก่อนพิมพ์ การสร้างกฏเกณฑ์งานที่เข้าข่ายต้องพิมพ์ เมื่อลดการพิมพ์ได้สิ่งที่ลดต่อมาคือ เครื่อง printer ลดลง
หมึกไม่ต้องซื้อหรือเติมต่อไป กระดาษก็ลด
- ในปีหนึ่ง ๆ คุณต้องเสียค่ากระดาษ ค่าเครื่องพิมพ์ไปเท่าไหร่ ?
- toptic คือ ลดกระดาษ ลดเครื่องพิมพ์ ลดค่าซ่อม ลดค่าไฟ

2. การสื่อสารเร็วขึ้น
- เปรียบเทียบกับการส่งเอกสารปัจจุบัน
- topic คือ ลดระยะทาง เพิ่มเวลาการทำงาน ลดการสื่อสารด้วยช่องทางอื่น ๆ เช่นโทรศัพท์
ต้องสร้างวัฒนธรรมการรับเมล์ให้ได้ เนื่องจากเมล์อยู่ในคอมพิวเตอร์ถ้าผู้ใช้งานไม่ใส่ใจ ก็เหมือนกระดาษที่วางอยู่ในตู้ หากประโยชน์อันใดไม่ได้


3. มีหลักฐานด้านการสื่อสาร และการสั่งงาน
- การสั่งการด้วยวาจา ย่อมมีปัญหาความไม่ชัดเจน ความคลุมเครือ อาจทำให้งานเสียหาย จากการสื่อสารได้
การมีหลักฐาน หรือสั่งงานเป็นลายลักษ์อักษร ย่อมให้ความชัดเจนมากกว่า และทั้งผู้สั่งงานและรับงานมีความเข้าใจในงานเดียวกัน
ย่อมเป็นประโยชน์อย่างมาก เมล์จะเข้ามามีบทบาทเก็บหลักฐานส่วนนี้ให้

Mail Server แบ่งกันอย่างไร???

แบ่งตามคุณสมบัติใช้งานร่วมกันหรือไม่? mail server ที่ใช้คุณสมบัติบางอย่างร่วมกันเช่น ใช้ปฏิทินนัดหมาย ใช้ address book เป็นต้นเรียกว่า การทำงานแบบ collaboration เมล์ประเภทใช้รับส่งอย่างเดียว ซึ่งอาจจะมี webmail ที่เป็น interface ร่วมด้วย เรียกว่าเป็นเมล์แบบปกติ

การ เลือก mail server ถ้าเป็นแบบ collaboration นิยมซื้อ solution เข้ามาใช้เนื่องจากว่ามีคุณสมบัติหลากหลาย สำหรับเมล์ธรรมดานั้นอาจจะใช้วิธีการ config เอง หรือจ้างข้างนอกเข้ามา config ก็ได้